フリーランス(個人事業主)にとって、最も重要な書類のひとつ。
それは請求書です。
この書類は、ギャランティの支払いを受けるために案件終了後に受注先に送る必要があります。
多くの場合は案件が終わると取引先から請求書を頂けますか？などと連絡があると思います。
もし担当者の方が忙しい人だった場合、その連絡がない可能性もありますので、その場合は確認してから送るのが良いでしょう。
請求書の作成にあたっては、いろいろな決まりごとがあったりするのですが、今回はそのご説明と合わせて、僕が普段使っている請求書をテンプレート化したもの(.xls)を配布させて頂きます。
また、通常は請求書を送る際には封筒に入れると思います。
紙飛行機にしたり、丸めて鳩に託して送る人はきっといないでしょう。
文字に自信がある人は、その封筒に毎回送り先の住所や会社名、名前を手書きするのも味があっていいです。
しかし基本的には時間の無駄なので封筒へは印刷をオススメします。
その印刷用に、僕が普段使っているオモテ面とウラ面のテンプレートデータ(.ai)も併せて配布させて頂きます。
ここから記載事項のご説明をさせて頂きますが、
「そんなのどうでもいいからテンプレートだけくれ！」
と言う方は目次から飛んで頂ければ幸いです。
フリーランス必須の請求書の書き方
請求書作成の際の基本的な書き方と注意点はこちらになります。
請求先の宛先
取引先会社名、事業部や部署(あれば)、担当者名を記入します。
指定がある場合はそちらを記入します。担当者がわからない場合は「取引先会社名」+「御中」などとしておけば無難です。
請求日
基本的には取引相手の締め日を記載しましょう。
わからない場合、問い合わせるか、請求書の作成日でも僕は問題があったことはありません。
発行者の情報
住所とあなたの名前(屋号があれば屋号も)、電話番号、メールアドレスなどがあれば十分でしょう。
一般的には名前や住所、屋号の上などにハンコを押すと法的効力が強まるとのことで誰しも押していますが、絶対に押さないといけないものではないようです。
何かあってハンコを押せない事情でもなければ、面倒ごとを避けるために押印するのが無難ですね。
請求内容
案件名と金額を記載します。
取引先によっては案件IDを入れて欲しいなどの要望がありますので、その通りにしてあげましょう。
先方から案件名など指定があればそのようにすればいいですが、もし指定がなければ
「請求書のご請求内容で案件名などご指定はありますか？」などと確認してあげると丁寧だと思います。
消費税
消費税も税込みか税抜きかなどと、消費税そのものの金額を明記しましょう。
計算式は、消費税率8%の場合は金額に1.08をかけると8%を乗せた金額が出てきます。
今回お配りするテンプレートではこの計算はエクセルが勝手にしてくれます。
※もし逆に、税込みの金額から消費税を抜いた額を知りたい場合は「税込み金額 ÷ 1.08」をすると算出できます。
合計金額
請求金額と消費税全てを併せた金額をわかりやすい箇所に書くと丁寧です。
今回のテンプレートでは、消費税もまとめてわかりやすいところに合計金額が出るようになっていますので楽チンです。
振込先口座情報
銀行名と支店名、種類と口座番号、名義を記載します。
振込手数料を先方に負担してもらう場合、その旨も記載するといいですね。
(大体は振り込む側が負担すると思いますが。。。)
備考
もし別途伝えたいことがある場合は備考欄を作って支払い担当者に伝えられるようにします。
請求書のテンプレートはこちら
こちらが請求書のテンプレート(.xls)になります。ダウンロードしてご使用ください。
※不要な情報があれば削除してお使い頂ければと思います。逆もまた然り。
テンプレートの書き方のご説明の画像もご用意致しましたので、わからない場合はこちらご覧くださいませ。
送付用封筒の書き方
まずは、
必要なものを用意する
一般的にA4サイズを折って送る際には,長3(長形3号)というサイズが使われています。
折っちゃいけないと思ってA4が丸っと入る封筒を買ったり、ゆうパックのレターパックなどを使う必要はありません。
バンバン3つに折って入れて長3で送りましょう。
僕は閉じる部分にシールが付いていてめちゃくちゃ便利なのでこちらを使っています。
こんな具合でノリやテープをいちいち探さないで済むのは実際かなりありがたいです。
100枚入りなので一回買ってしまえば大概は何年か保つと思いますよ。
切手は82円切手になると思いますのでそれも郵便局やコンビニで入手しましょう。
請求書在中の文字を記す
封筒の表の左下に赤字などで「請求書在中」という文字を記載しておくと、送り先に付いた時に何の書類かわかりやすく丁寧です。
マナーとしても記載するようにしましょう。
手書きでも結構ですが、ハンコを購入するのもありです。
お配りするテンプレートではもちろん書いてありますので、ハンコ購入の手間もありません。
住所、宛名、担当者情報を書く
郵便番号はもちろん、相手の住所、会社名、部署名、担当者名を記載します。
テンプレートのスクショですが、こんなイメージですね。
裏面の書き方
裏面には、万一配達でトラブルが起きた場合に備えて、下記情報を記載します。
あなたの郵便番号、住所、名前、あとは必要と判断されるのであれば電話番号もあると緊急時に連絡がつくので安心感はあります。
オフィシャルでは、封をした後に閉じたところに「〆」を書くのがルールとなっているようですが、僕はやったことがありません。。。笑
問題があったことはないので、気になる方はやられたほうが取引先からカチッとした印象を持ってもらえるかもしれません。
裏面用のテンプレートももちろんご用意しています。
送付用封筒の印字テンプレートはこちら
表面、裏面のテンプレート(.ai)はこちらからダウンロードしてお使いください。
上記テンプレートに記入して頂けましたら、僕の場合は出力する際にこちらの設定で行います。
(プリンタによって多少異なるかもしれません。)
1.印刷設定のページに行き用紙設定をクリック
2.用紙サイズが「A4」となっているところを
3.「封筒 長形 3」に変更する
4.戻って、用紙の方向を上下逆にします。
これでOKです!
請求書を3つ折にする方法、テンプレートの配布
出力した請求書をA4封筒に入れる際の折り曲げ方もお伝えさせて頂きます。
請求書を綺麗に3つに折り曲げる参考のテンプレートデータ(.ai)もご用意しています。こちらからダウンロードください。
こちらが参考テンプレートのスクショです。99mmごとにラインが入っています。
参考テンプレートの使い方ですが、まずA4フチなしで出力してしてください。
次に、出力したものに3つ折にしたい請求書を重ねてください。
そうすると参考テンプレートのラインが透けると思うので、そこに合わせて3つ折にして頂ければぴったり3分割になります。
これで、キレイな3つ折の請求書が完成です。
ここは綺麗にする必然性は全くないのですが、こういうところをキッチリしていると評判が良くなって継続受注に繋がることもあるかもしれませんよ。
出力がめんどくさい方は
「ダウンロードして出力するなんてまだるっこしいことできないっす！」
という方は、ぴったり3つ折ではないのですが、長3封筒に収まる綺麗な折り方の一つとしてYouTubeに方法をアップしましたのでお試しください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
割と使えるテンプレート群だと思いますので、よろしければお使いいただいて素敵なフリーランス生活をお過ごし頂ければ幸いです。
最後にテンプレートのリンクをまとめておきたいと思います。
長くなってしまいましたが、最後までお読みいただきありがとうございます。
